Overstappen van papieren naar digitale processen maakt telewerk makkelijker en efficiënter. Bij zo’n overstap introduceert u best ook het elektronisch handtekenen van documenten. Dat is logischer, sneller, veiliger en voordeliger.
Fysiek handtekenen past niet bij digitale documenten
De digitalisering van documenten is een kernonderdeel van digitale transformatie in elke organisatie. Toch blijven velen vasthouden aan handmatige, fysieke handtekeningen op documenten, zoals contracten. Dat is noch handig, noch logisch. En al zeker niet als een document moet worden ondertekend door meerdere personen die elk op een andere locatie werken. In dat geval moet iedereen immers het originele digitale exemplaar afdrukken en ondertekenen om het vervolgens of fysiek per post of na inscannen per e-mail naar de volgende ondertekenaar te sturen die op zijn beurt hetzelfde moet doen. Kortom, u maakt de digitalisatie weer ongedaan.
Fysieke handtekeningen zijn bovendien onveilig. Zowel tijdens het traject per post als per mail kan er een en ander fout gaan. Contractuele of andere vertrouwelijke informatie kan onderweg verloren gaan of in verkeerde handen terechtkomen. Nog een nadeel: het bewaren van fysiek gehandtekende documenten kost veel archiefruimte. Als elektronisch ondertekende documenten ook elektronisch worden opgeslagen en gearchiveerd, zijn er mogelijkheden om kantoorruimte vrij te maken. Bevoegde gebruikers kunnen - ongeacht waar ze zich bevinden - documenten ook makkelijker terugvinden in vlot doorzoekbare elektronische archieven.
Conclusie? Bij digitale documentenstromen horen elektronische handtekeningen. Er bestaan echter verschillende soorten e-handtekeningen. Welke type in welk geval aangewezen is, leest u zodadelijk.
3 soorten elektronische handtekeningen
Voor elektronische transacties in de Europese interne markt definieert de verordering van het eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) drie niveaus van elektronische handtekeningen: de eenvoudige, de geavanceerde en de gekwalificeerde elektronische handtekening.
1. Eenvoudige elektronische handtekening
Dit is een elektronische handtekening die niet voldoet aan de criteria van geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekeningen (zie hieronder). Toch wordt dit type het meest gebruikt omdat ze zo gemakkelijk is. Gewoon uw naam onder een e-mail schrijven kan bijvoorbeeld al een e-handtekening zijn. U kan zo’n eenvoudige elektronische handtekening versterken en meer juridische waarde geven als u een extra authenticatiestap gebruikt, bijvoorbeeld via een code per sms.
De eenvoudige elektronische handtekening is over het algemeen geschikt voor het ondertekenen van:
- HR-documenten (zoals geheimhoudingsovereenkomsten of NDA’s en privacyverklaringen;
- commerciële overeenkomsten tussen bedrijven (zoals NDA's, inkooporders, orderbevestigingen, facturen en installatierapporten)
- consumentenovereenkomsten (waaronder documenten voor het openen van een retailrekening, verkoopvoorwaarden, servicevoorwaarden, orderbevestigingen en facturen).
2. Geavanceerde elektronische handtekening
Dit is een juridisch bindende elektronische handtekening die de ondertekenaar identificeert en een sterkere beveiliging biedt, omdat ze een aantal technische controles vereist die aantonen dat de handtekening authentiek is.
De geavanceerde elektronische handtekening is eerder geschikt voor grote financiële transacties of voor het ondertekenen van documenten met grote juridische belangen.
3. Gekwalificeerde elektronische handtekening
De gekwalificeerde elektronische handtekening is sterker dan een geavanceerde elektronische handtekening, omdat ze werd aangemaakt door een gekwalificeerd aanmaakapparaat (zoals een simkaart, smartcard of USB-stick) of wordt beheerd door een geautoriseerde cloud provider. Bovendien is ze gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen, uitgegeven door een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener. In België kun je bijvoorbeeld ondertekenen met itsme, een elektronische methode die wordt erkend door het eIDAS.
Gekwalificeerde elektronische handtekeningen worden vaak gebruikt in situaties waarin anders sowieso een handgeschreven handtekening zou worden gebruikt. Denk hierbij aan arbeids- en verzekeringscontracten, financiële transacties (zoals e-commerce en online bankieren) en administratieve procedures (zoals belastingaangiften en interacties met zorgverzekeringsinstanties).
Welke type past bij uw organisatie?
Wilt uw organisatie overstappen op elektronische handtekeningen? Ga dan op zoek naar een evenwicht tussen veiligheid en gebruikerservaring. Dat kan ertoe leiden dat u uiteindelijk voor verschillende types van e-handtekening zult kiezen, afhankelijk van het doel, de waarde en het risiconiveau van de transacties in kwestie.
Zet een volgende stap met digitaal contractbeheer
Zodra u besluit om te kiezen voor elektronische handtekeningen moet u twee dingen doen. Eén: een geschikte softwareoplossing selecteren. Twee: ze implementeren, zodat u ze op verschillende apparaten kan gebruiken.
Afhankelijk van uw processen en de hoeveelheid contracten die uw bedrijf moet opstellen en ondertekenen, kan een oplossing voor digitaal contractbeheer met workflows voor e-handtekeningen aangewezen zijn.
Met een oplossing voor digitaal contractbeheer kunt u:
- fouten bij het opstellen van contracten reduceren;
- uw administratieve en juridische kosten verlagen;
- uw waslijst aan contracten overzichtelijker maken;
- kritieke deadlines en contracttermijnen beter in de gaten houden;
- uw informatiebeveiliging verbeteren door het risico weg te nemen dat papieren contracten zoekraken.
U merkt het: met een digitale oplossing voor contractbeheer wordt uw contractbeheer geen louter administratieve noodzaak meer, maar een factor waarmee u uw bedrijfsprestaties kunt verbeteren. Zorg er in ieder geval voor dat u werkt met een leverancier die een brede expertise heeft en diverse oplossingen kan aanbieden.
